Field Note

国際協力、食、農業、経済を主とした雑記

どっちが効率的?「すぐやる」or「後でまとめて」の判断基準

仕事でもプライベートでも、何かの作業をするときに、

「逐一こまめにやる」

「まとめて一気にやる」

の選択で迷うことは多々あります。

作業によっては、ちまちまやるより、まとめて一気にやったほうが効率的なこともあれば、
まとめてやろうとして、却って苦労してしまうこと(小学生の夏休みの絵日記のように)もあります。

じゃあ、逐一やった方が効率が良いことと、まとめてやったほうが効率が判断基準はなんなのか?と考えました。

1.逐一やったほうが効率がいいもの
・記録を残しておらず3日後には忘れているもの、記憶の復旧が必要なもの。記録を残していても調べるのに手間がかかるもの。(記録を残す、まとめを作る系)

 例 日記、日報、議事録の作成、家計簿や領収書の整理 etc..

・やることによって、明日、来週、来月の自分の仕事を減らせる(フィードバック、育成系)
 例 後輩の教育、業務改善提案

 

基本的に、後回しにすることによって、”思い出す”、”調べなおす”という作業が追加されるものについては、できるだけ逐一こなしてしまいたいところ。

 

日記なんて最たるもので、今日の日付、今日何したか、なんてその日ならぱっとそらで浮かぶのに、1週間、一ヶ月たつと、思い出すのに一苦労です。

 

領収書の整理なんかも同じ。今日買ったものは覚えてるけど、1月もたつと、

この領収書って何買ったんだっけ?

なんてことになりかねません。

 

また、後輩の指導や、業務の改善提案など、

自分の今後の負荷を減らせるもの、

も積極的に早めに着手していきたいところです。この手の作業は、その瞬間は自分の負荷が増すので後回しにしてしまいがちですが、

 

目の前の忙しさにかまけて、教育などが手薄になる

自分への負荷が増す

更に忙しくなる

 

という負のスパイラルにはまってしまいます。

 


2.まとめてやったほうが効率がいいもの
・置いておいても負担が増えないもの
 例 独立していて他の作業への影響がないもの、締め切りがない(もしくは余裕がある)もの

・作業の途中で一旦中断すると再開時の効率が著しく下がるもの
・開始のタイミングを遅らせても、忘れたりしないもの(新しくはじめる作業)
 例 文書の作成、調べ物をしてレポートを書く、調べ物をして情報をまとめる。新しい事業やシステムの構想を練る

 

置いておいても負担が増えないものは、自分の時間があるときにやればいいので、後回しにするリスクが少ないです。その中でも、何か調べ物をしてまとめる、新しいことの構想を練るなど、一旦中断すると再開するときに、

あれ?前回どこまでやったんだっけ?どういう考えしてたんだっけ?

など、下手したらもう一回やり直し、考え直しになるものもあり、こういった仕事は細切れの時間より、まとめて一気にやってしまったほうが効率いいでしょう。

 

 

以上、例外はいくらでもあるし、他にも考慮すべき要素は沢山有りますが、このあたりをまずは考えると、大部分の作業についてはすっきり判断できるようになります。